Руководство Международной организации труда пригодится российским работодателям, которые после пандемии решили оставить сотрудников на «удаленке».
Международная организация труда (МОТ) подготовила руководство для работодателей, которые во время пандемии перевели сотрудников на удаленный режим работы . Оно может быть полезно и после пандемии, ведь некоторые компании, опробовав «удаленку», решили закрепить часть трудовых позиций в онлайн формате . Кроме того, как сообщает МОТ, многие организации столкнулись с трудностями: не налажен цифровой документооборот, не приспособлены правила внутреннего распорядка, не обеспечена защита конфиденциальных данных. Исследования показали, что работодателям сложно контролировать производительность труда, регулировать время отдыха и поддерживать моральный дух коллектива.
Рассмотрим, как руководство МОТ применимо к нашим реалиям, а также разберем, как регулируется дистанционная работа в России и какие рекомендации международной организации можно интегрировать в российское законодательство.
Об удаленной работе – в руководстве МОТ и российском трудовом законодательстве
МОТ перечислила несколько форм «удаленки», при этом указав, что по своей сути они являются «синонимами»:
- удаленная работа/удаленный режим работы – временная работа на дому как альтернативный способ организации труда в условиях пандемии, которую работники выполняют с использованием информационно-коммуникационных технологий;
- дистанционная работа – выполнение работником трудовых функций вне места нахождения работодателя, допускающее мобильный (разъездной) характер работы;
- дистанционное присутствие – замена поездки в офис на взаимодействие по телекоммуникационным каналам связи.
В российском трудовом законодательстве закреплены следующие понятия:
- дистанционный труд (гл. 49.1 ТК РФ) – его понимание аналогично указанному в руководстве МОТ;
- надомники (ст. 310 ТК РФ) – лица, выполняющие трудовую функцию на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или которые они приобретают за свой счет.
Понятия «удаленная работа» и «удаленный режим работы» в российском трудовом законодательстве пока не закреплены.
Трудности перевода работников на удаленный режим работы
В условиях пандемии работодатели столкнулись с необходимостью переводить работников на «удаленку», но российский Трудовой кодекс не предусматривал такую форму работы, поэтому возникло много вопросов о способе перевода, выборе формы и режима работы.
Перевод сотрудников на надомную работу был неправильным решением, так как для надомников в ТК РФ предусмотрена трудовая функция, которая не отражает функции большинства работников крупных компаний. Приходилось делать выбор в пользу дистанционного труда, который, согласно положениям ТК РФ, дает возможность работодателю использовать различные способы контроля за деятельностью работников, предусматривать дополнительные основания увольнения и т.д. Поэтому перевод сотрудников на дистанционный труд требовал заключения с ними новых трудовых договоров о дистанционной работе.
Дистанционная работа не в полной мере является альтернативой удаленной, что побудило законодателей уточнить понятие «дистанционный труд» и ввести термин «удаленная работа». С этой целью 16 июня в Госдуму был внесен законопроект, который предусматривает внесение изменений в ТК РФ .
А пока ожидается принятие поправок, Минтруд дал разъяснения о формах работы на дому. В период пандемии работодателям было рекомендовано перевести всех работников на удаленную работу при наличии технической возможности. Для этого нужно было составить список работников, временно переходивших на «удаленку», издать соответствующий приказ и ознакомить с ним сотрудников .
В таких случаях возможен перевод сотрудников и на дистанционную работу. Он предполагает изменение условий трудовых договоров, что требует согласия работников. С ними нужно заключить допсоглашения к договорам и издать приказ об их переводе на дистанционный труд . МОТ также рекомендует разработать внутренние правила удаленной работы и довести их до сведения работников.
Но до перевода работников на дистанционный режим работодателю нужно понять, целесообразно ли это. МОТ предлагает начать с анализа особенностей предприятия, определить, какие производственные функции можно приспособить к онлайн-формату, оценить бытовую обстановку сотрудников и их возможность работать дома. Если они уже работали удаленно и решается вопрос о сохранении этого формата, стоит оценить производительность труда и сравнить полученные результаты с показателями эффективности работы в обычном режиме. Если работники дистанционно выполняют свои функции более эффективно, значит, есть веская причина для перехода на «удаленку».
Организация удаленной работы: как эффективно выстроить сотрудничество?
МОТ обращает особое внимание на организацию работы и коммуникацию с сотрудниками. Аналогичные рекомендации дает Роструд. Следует определить, как компания будет доводить до работника задания, а работник – отчитываться об их выполнении.
Удаленная работа связана с рисками: профессиональный стресс, бытовые проблемы, домашнее насилие. Полезными в таких условиях могут стать программы помощи работникам и психологические консультации.
Организуя удаленную работу, нельзя забывать о защите конфиденциальных данных. Работодатель должен обеспечить:
наличие эффективной системы информационно-коммуникационных технологий, оснащенной средствами защиты для безопасной передачи данных;
установку на рабочих компьютерах программного обеспечения, включая антивирусные приложения, программы для защиты системы от взлома.
Обязан ли работодатель обеспечить работников техническими средствами и компенсировать расходы на связь?
МОТ рекомендует работодателям возмещать обоснованные расходы, которые работники понесли при выполнении на дому порученных им заданий. Например, это могут быть затраты, связанные с оплатой услуг мобильной связи и интернет-соединения. Целесообразно установить порядок предварительного согласования затрат. Так работодатель сможет проверить необходимость расходов, а работник будет уверен в их возмещении.
Российское законодательство не предусматривает обязанность работодателя обеспечивать дистанционных работников техническими средствами и компенсировать расходы на связь. Однако работодателю в любом случае следует предоставить сотрудникам возможность выполнять работу без потери эффективности. Роструд рекомендует урегулировать вопрос о выдаче работникам технических средств для выполнения ими своих функций в допсоглашении при переводе их на удаленный режим работы .
Охрана безопасности труда: как обеспечить?
Организуя дистанционную работу, работодатель обязан убедиться в том, что:
- задания даны сотруднику с учетом особенностей такой работы;
- у сотрудника есть необходимое оборудование и защитные средства для безопасной работы на дому;
- он получил указания и подготовлен к выполнению работы;
- он выполняет работу под контролем вышестоящего лица.
Производительность труда: как измерить?
Одно из недавних исследований показало, что дистанционные сотрудники в отличие от офисных работают больше в среднем на 1,4 дня в месяц, или на 16,8 дня в год. Сотрудники офиса не только тратят время на дорогу до работы, но и больше отвлекаются на рабочем месте. Однако подобные исследования порой демонстрируют противоречивые результаты, потому компаниям стоит ориентироваться на свои показатели.
Работодателю непросто измерять эффективность работы, выполняемой сотрудниками удаленно. МОТ предлагает сконцентрироваться на оценке результатов работы, а не на подсчете отработанного времени. И такая оценка действительно более удобна. Системы регистрации все равно не позволит выяснить, чем именно занимался сотрудник после направления работодателю уведомления «приступаю к работе». К тому же значение имеют количество и качество выполненных им заданий, а не то, сколько часов он провел за работой.
Контроль и неправомерное увольнение дистанционных работников
Работая дома, сотрудник может потерять ощущение сопричастности общему делу и чувство ответственности. МОТ подчеркивает: «Все строится на доверии». Работодатель должен сохранять доверительные отношения с персоналом, поддерживая постоянную коммуникацию. И все же нельзя пренебрегать процедурами контроля за выполнением работы, следует регулярно обсуждать с сотрудниками достигнутые результаты и ставить перед ними новые задачи.
Не менее важно не допускать злоупотреблений по отношению к сотрудникам. Так, ТК РФ позволяет увольнять дистанционного работника по дополнительным основаниям, включенным в договор. Работодатели иногда злоупотребляют этой возможностью, предусматривая такие неправомерные основания, как «нецелесообразность дальнейшего сотрудничества», «изменение стратегии развития работодателя», «производственная необходимость». Именно поэтому июньский законопроект, о котором речь шла выше, предлагает исключить такую свободу регулирования. До вступления в силу данных поправок Роструд постарался устранить этот пробел. Он указал, что дополнительные основания увольнения могут быть связаны исключительно с недобросовестным выполнением работником своих обязанностей или нарушением трудовой дисциплины .
1 «Удаленный режим работы в условиях пандемии COVID-19: руководство для работодателей».
2 По данным исследования Райффайзенбанка «Малый бизнес – 2020: до и после карантина»: 65% опрошенных предпринимателей намерены вернуть обычный режим работы, 27% лишь часть процессов планировали перевести в офлайн, а 8% решили полностью сменить формат на удаленный.
3 Законопроект № 973264-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы».
4 Письмо Минтруда России от 23 апреля 2020 г. № 14-2/10/П-3710 «О направлении Рекомендаций по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории РФ».
5 Письмо Роструда от 9 апреля 2020 г. № 0147-03-5 «О направлении ответов на наиболее часто поступающие вопросы на горячую линию Роструда, касающиеся соблюдения трудовых прав работников в условиях распространения коронавирусной инфекции».
6 Информация Роструда «Роструд напоминает о недопустимости нарушения трудовых прав работников на удаленке».
7 Письмо Роструда от 9 апреля 2020 г. № 0147-03-5.