Как компании разработать и ввести локальные нормативные акты?

До сих пор не разобрались, как принимать внутренние документы организации, какие из них обязательные и зачем нужны остальные? Тогда готовьтесь спорить с работниками, проверяющими органами и платить штрафы

Что такое локальные нормативные акты и для чего они нужны?

В Трудовом кодексе РФ нет точного определения локального нормативного акта (далее – ЛНА). В ст. 8 ТК указано лишь, что работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Не принимают ЛНА только работодатели-физлица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Значит, локальный нормативный акт – это документ в компании, содержащий нормы трудового права. Но зачем его принимать, если законодательство и так регулирует трудовые правоотношения?

Цель ЛНА – точнее регламентировать трудовую деятельность и правоотношения работника и работодателя. Например, такие документы регулируют выплату заработной платы и премий, предоставление корпоративного имущества, направление работников в командировки и т.д.

Основные признаки ЛНА:

• функционируют лишь внутри конкретной организации;
• их создает и утверждает работодатель с учетом бизнес-процессов организации;
• они не могут ухудшать положения работника по сравнению с тем, что гарантирует трудовое законодательство.

ЛНА принимают все работодатели, кроме физлиц – не ИП. Если в компании есть профсоюзная организация, представляющая интересы сотрудников, может учитываться ее мнение. Например, когда речь идет о перечне должностей работников с ненормированным рабочим днем, графике сменности, графике отпусков или ЛНА, устанавливающих систему оплаты труда.

Как разрабатывать, утверждать, вводить в действие и вносить изменения в ЛНА?

• Обычно уполномоченные сотрудники начинают процесс разработки и введения в действие ЛНА на основании распоряжения, например приказа генерального директора. В приказе могут обозначаться необходимость разработать и принять ЛНА, сроки выполнения работы и ее цель. Может быть определена группа сотрудников, на которых возлагается обязанность создать проект документа. Но он не является обязательным при подготовке ЛНА.
• Проект ЛНА согласовывается с руководством компании и отдельными департаментами, если ЛНА будет регулировать специфические бизнес-процессы. Также проект ЛНА нужно направить на согласование в выборный орган (профсоюз), если он есть в компании (ст. 372 ТК). Профсоюз в течение пяти рабочих дней должен предоставить мотивированное мнение. Если в нем есть замечания, работодатель вправе не согласиться с ними и не вносить изменения в документ.
• ЛНА утверждают и вводят в действие на основании приказа генерального директора или иного уполномоченного лица. Если будет принято решение ввести ЛНА в действие без учета замечаний профсоюзной организации, она вправе обжаловать утверждение документа в Государственной инспекции труда или в суде. Также работники могут подать коллективный иск.
• ЛНА распространяется на работника только после того, как он ознакомился с документом и поставил подпись. Об этом говорится в ч. 3 ст. 68 ТК. Если человек работает дистанционно и приехать в офис не может, выходом станет использование электронного документооборота. Достаточно обменяться с работником электронными версиями документов.
• Внесение изменений в ЛНА не отличается от утверждения документа. Тут важно следить, чтобы ЛНА не противоречил нормам трудового законодательства и не ухудшил положение работников по сравнению с тем, которое гарантирует им закон.

  Например, до внесения изменений в главу 49.1 ТК о регулировании труда дистанционных работников можно было предусмотреть дополнительные основания для их увольнения по инициативе работодателя, помимо предусмотренных в ст. 81 ТК. Некоторые руководители включали эти основания в ЛНА. Теперь у работодателя таких полномочий нет. Законом установлен перечень дополнительных оснований, по которым работник может быть уволен (ст. 312.8 ТК). А положения ЛНА с основаниями для увольнения, разработанными работодателями, перестали иметь силу.

  ЛНА не будет распространяться на сотрудника при внесении в этот акт положения, которое изменит условия его трудового договора. Менять договор в одностороннем порядке без согласия сотрудника нельзя (ст. 72 ТК). Исключение – случаи, связанные с организационными и технологическими причинами. Но даже в такой ситуации работников предупреждают не менее чем за два месяца до изменений (ст. 74 ТК).

ЛНА можно разделить на общие и специальные. Общие ЛНА распространяются на весь персонал компании, а специальные – только на отдельных работников.

Что нужно знать про обязательные ЛНА?

Обязанность работодателя принимать ЛНА в трудовом законодательстве не прописана. И все же, опираясь на Трудовой кодекс и иные законы, можно выделить список обязательных ЛНА.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Если в компании есть коллективный договор, то ПВТР можно оформить как приложение к нему (ч. 2 ст. 190 ТК). В ином случае ПВТР принимается и утверждается как самостоятельный ЛНА. В ст. 189 ТК дано определение ПВТР: это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Вывод об обязательности этого ЛНА следует из ст. 190 ТК, которая описывает порядок его принятия. Отсутствие ПВТР может стать основанием для привлечения компании к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. Проверяющие органы считают некоторые документы обязательными и штрафуют работодателей за их отсутствие.

2. Положение об оплате труда. Условия оплаты труда должны быть указаны в трудовом договоре (ст. 57 ТК). При этом в ст. 135 ТК сказано, что «заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда». Потому контролирующие органы считают положение об оплате обязательным документом и при проверке могут оштрафовать за его отсутствие.

3. Положение об охране труда. На обязательность этого ЛНА намекает ст. 212 ТК. Прямого указания принять такой документ в статье нет. Но при проверке или несчастном случае на производстве проверяющие органы обращают внимание на то, знакомился ли работник с инструкцией по охране труда¹.

4. Положение об обработке, хранении и распространении персональных данных. Обязательство о неразглашении персональных данных и заявление о согласии на обработку персональных данных предусмотрены главой 14 ТК РФ. Их отсутствие может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП. Но это еще полбеды.

Политика обработки персональных данных регламентирует работу компании с ними в целом, т.е. это касается не только сотрудников. Ответственность за нарушение законодательства в области персональных данных предусмотрена ст. 13.11 КоАП РФ. А статья эта содержит существенные штрафы. Если не будет политики, которая регулирует работу с персональными данными, проверяющие органы могут начать серьезное изучение деятельности компании (Роскомнадзор не дремлет).

5. График отпусков. Его необходимо утверждать ежегодно не позднее двух недель до предстоящего календарного года (ст. 123 ТК). Иначе компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. Это дополнительно подтверждается в п. 7 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23 декабря 2021 г. № 45.

Суды смотрят на отказ в предоставлении сотруднику отпуска вне графика по-разному: могут согласиться с отказом работодателя, в том числе если он обоснован производственной необходимостью², или счесть его незаконным³. Обычно суды исходят из обстоятельств дела (читайте также: «Как работники и работодатели спорили из-за отпусков в 2022 году»).

6. Штатное расписание. Этот ЛНА не регулирует деятельность работников. Он фиксирует их количество, свободные должности и т.д. Но обычно данный документ включают в список обязательных ЛНА. Причина очевидна – его одним из первых запрашивают проверяющие органы.

Зачем нужны специальные ЛНА?

Мы обсудили общие ЛНА, а теперь поговорим о специальных. Эти ЛНА относятся к необязательным, а потому опасаться наказания рублем за их отсутствие не стоит. Однако они помогают регулировать деятельность отдельных работников и защитить компанию от споров. Рассмотрим повнимательнее некоторые из них.

• Положение о служебных поездках и командировках. В нем определяются правила, по которым работники будут ездить в командировки, отчитываться, получать возмещение расходов и т.д. Если работник не направляется в командировки, на него действие акта может не распространяться.
• Положение о регулировании труда дистанционных работников. Оно будет относиться только к работникам, заключившим трудовой договор о дистанционной работе. Однако порядок регулирования трудовых правоотношений может быть исчерпывающе изложен и в трудовом договоре.
• Положение о предоставлении корпоративного имущества (техника, автомобили и т.д.). Если компания передает в пользование сотрудникам дорогостоящую технику, то правила ее использования и ответственность за их нарушение стоит подробно изложить в ЛНА. Тогда если Василий Иннокентьев зальет чаем корпоративный ноутбук, документ поможет избежать спора о возмещении.

Когда и как ЛНА перестают действовать?

В ст. 12 ТК перечислены случаи, когда действие ЛНА прекращается.

• Истечение срока действия ЛНА. Если при разработке ЛНА был определен период его действия, то при наступлении прописанного срока документ автоматически утрачивает силу. Нужно продлить? Не проблема. Сделать это можно, например, приказом генерального директора.
• Признание утратившим силу ЛНА или его отдельных положений. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В новом ЛНА необходимо указать, что документ, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений.
• Вступление в силу закона, коллективного договора или соглашения. Если они дают больше гарантий работникам по сравнению с ЛНА, положения акта не действуют.

¹ Постановление Первого кассационного суда общей юрисдикции от 20 марта 2020 г. по делу № 16-1136/2020.
² Определение Приморского краевого суда от 21 сентября 2015 г. по делу № 33-8446/2015.
³ Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 7 декабря 2021 г. по делу № 88-31169/2021.

Фото: фотобанк Freepik/@pch.vector