5 мая 2020 вступает в силу закон1, устанавливающий порядок проведения эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками документов, связанных с работой, в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе. Более детальные правила проведения эксперимента будут установлены положением о проведении эксперимента, которое должен утвердить Минтруд.
1. Участники эксперимента
Участие в эксперименте как для работодателей, так и для работников является добровольным:
- Перечень участвующих в эксперименте работодателей утвердит Минтруд.
- Перечень работников утверждает каждый работодатель самостоятельно. В перечень входят работники и лица, поступающие на работу, которые выразили свое добровольное согласие на участие в эксперименте. При этом эксперимент не применяется в отношении дистанционных работников и работников, временно направляемых работодателями к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).
В любой момент до начала проведения эксперимента либо после начала его проведения работник вправе отказаться от участия, уведомив об этом работодателя не позднее чем за 2 недели.
2. Сроки проведения эксперимента
Дату начала проведения эксперимента каждый работодатель определяет самостоятельно. Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.
3. Подготовительные действия
Каждый участвующий в эксперименте работодатель до начала проведения эксперимента предпринимает следующие действия:
- Уведомление работников
Не позднее чем за месяц до начала проведения эксперимента уведомляет каждого работника о проведении эксперимента, а также о его праве отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
- Определение перечня участвующих в эксперименте работников
В эксперименте могут принимать участие как все работники организации, так и работники ее отдельных структурных подразделений (с учетом ограничений в отношении отдельных категорий работников — см. п. 1). Включать в перечень участвующих в эксперименте можно только тех работников, которые выразили свое согласие на участие.
Также в перечень можно включать и принимаемых на работу новых сотрудников. При заключении трудового договора с новым сотрудником в период проведения эксперимента работодатель:
- Уведомляет его о проведении эксперимента и знакомит под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
- Уведомляет его о праве отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
- Определение перечня участвующих в эксперименте документов
Работодатель самостоятельно утверждает перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент. В перечень можно включить те документы, с которыми на данный момент работников обязательно знакомить под роспись и которые оформляются в бумажном виде. Например, в перечень можно включить трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, а также изменения (дополнительные соглашения) к ним.
- Разработка новых локальных актов или дополнение существующих в связи с проведением эксперимента и ознакомление работников с ними под роспись
Работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) принимает или вносит изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.
- Определение электронной системы документооборота для проведения эксперимента
В целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, работодатель создает информационную систему либо (при необходимости) обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечивает возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».
Проведение эксперимента осуществляется в рамках утвержденной стратегии2 развития информационного общества на 2017-2030 годы. Результаты его проведения помогут выявить существующие недостатки в системе электронного документооборота и способствовать их устранению перед непосредственным переходом на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.
Обновление: С 28 июня 2020 вступит в силу утвержденное Минтрудом Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой («Положение»).
Положение среди прочего уточняет следующие положения в отношении проведения эксперимента:
- Утверждена рекомендуемая форма заявления работодателя для включения в перечень участвующих в эксперименте работодателей, а также форма заявления работодателя об отказе от участия в эксперименте;
- Определен порядок направления работодателем заявления для участия в эксперименте и срок его рассмотрения Минтрудом;
- Утвержден рекомендуемый перечень документов, которые могут участвовать в эксперименте;
- Определен порядок взаимодействия с информационной системой «Работа в России» для целей эксперимента;
- Утвержден рекомендуемых перечень положений, которые необходимо отразить в локальных актах работодателя в связи с проведением эксперимента.
1Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»
2Указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 — 2030 годы»
3Приказ Минтруда России от 14.05.2020 № 240н